1. Kuidas ületundide hüvitamine vabade päevadega toimib?
Ületunnid arvutatakse töötaja tööaja arvestuse alusel. Ületundide tekkimine sõltub töötajale kehtivast tööajakavast ja arvestusperioodist.
Kui ettevõttes on ületundide hüvitamine vaba ajaga sisse lülitatud, toimub arvestus järgmiselt:
Süsteem arvutab töötaja kinnitatud töötundide põhjal kogunenud ületunnid kokku.
Ületunnid teisendatakse automaatselt vabapäeva puhkuse jäägiks.
Töötajale tekib eraldi vabapäeva puhkuse liik, näiteks "Vaba päev ületundide arvelt", millel on oma jääk.
Töötaja saab kogunenud vaba päeva kasutada, esitades vastava puhkuse taotluse tavapärasel viisil.
Ületundide arvestus ja vaba päeva puhkuse jääk on kaks eri asja. Ületunnid arvutatakse töötajale kehtiva tööaja arvestuse (nt kuu või pikem arvestusperiood) alusel. Vaba aja jääk on aga jooksev kogusumma, mis koguneb alates süsteemis määratud alguskuupäevast (tavaliselt töölepingu alguse kuupäev, kui administraator pole eraldi teistsugust algseisu kuupäeva määranud) ega nulli ennast automaatselt iga kuu ega arvestusperioodi alguses.
Vahetuskurss: täiskoormusega töötajal vastab 8 ületundi ühele vabale päevale. Osakoormusega töötajal arvutatakse vaba päeva saamiseks vajalik ületundide arv vastavalt tema koormuse osakaalule. Näiteks 0,5 koormuse puhul vastab 4 ületundi ühele vabale päevale. Vahetuskurss sõltub ainult koormuse osakaalust, mitte töötaja tööpäeva pikkusest ega muudest teguritest.
Näide: kuidas vaba aja jääk kujuneb?
Algne jääk | 0 päeva |
Kogunenud ületunnid | 16 tundi |
Vaba aja jääk (täiskoormusega töötaja, 8:1) | 2 päeva |
Kui töötaja esitab ühe vaba päeva puhkuse taotluse, väheneb kasutatav jääk ühe päeva võrra. Taotluse kinnitamine määrab, kas vaba päeva kasutamine on lubatud.
Milliseid töötunde arvestatakse? Ainult kinnitatud töötunde. Kinnitamata (ootel) töötunnid ei suurenda veel vaba aja jääki, seetõttu võib töötundide kokkuvõttes kuvatav arv erineda sellest, mille alusel vaba aja jääk arvutatakse.
2. Kuidas taotleda vaba päeva ületundide arvelt?
Ava "puhkused ja puudumised" taotlemise vaade.
Vali liigiks "Vaba päev ületundide arvelt" (või vastav ettevõttes kasutusel olev nimetus).
Vali kuupäev või periood.
Esita taotlus kinnitamiseks.
Oluline: "Minu jääk" vaates kuvatav jääk arvestab juba maha ka sinu enda esitatud, kuid veel kinnitamata taotlused — see on kasutatav, mitte ainult juba ära kasutatud jääk. See ei pruugi kehtida süsteemi kõigi teiste vaadete kohta (nt aastalõpu- või palgaaruannete puhul). Taotluse kinnitamine määrab, kas vaba päeva kasutamine on lubatud.
Pilt
Pilt
3. Kuidas funktsiooni seadistada?
Seadistab administraator või vastavat õigust omav kasutaja.
Lülita sisse "Ületundide ülekandmine" ettevõtte seadetes Seadista > Seaded > Moodulid (tööajaga seotud moodulite alt). Vajalik on ettevõtte seadete muutmise õigus.
Loo eraldi Puhkused ja puudumised liik, mille jäägi tüübiks vali "Ületundide põhine" — see valik ilmub alles pärast eelmise sammu tegemist. Loomiseks/muutmiseks on vaja vastavat puhkuse liikide muutmise õigust (rollipõhine, määratud kasutajarollide/õigustetasemete seadetes).
! Normtundide muutus tuleb määrata "Ei muuda". !
(Valikuline) määra töötajale algne ületundide seis valitud kuupäeva õhtuks, kui tal on juba varasemalt (nt eelmisest süsteemist) kogunenud ületunde, mis tuleb üle kanda. Kui seda ei tee, alustab süsteem automaatselt nullist töötaja tööle asumise kuupäevast. Kui töötajal on varasemast perioodist ületunde või juba kasutatud vaba aega, tuleb enne algseisu määramist kontrollida, milline jääk tuleb süsteemi üle kanda. Selleks on vaja muutmisõigust nii töötaja kirje kui ka tema tööaja andmete peale. Arvesta > Tööajad > Ületunnid
Admini tähelepanek: funktsioon rakendub vaikimisi kõigile töötajatele, sealhulgas mitteaktiivsetele/lahkunud töötajatele — süsteem ei jäta neid automaatselt kõrvale. Kui soovid mõne töötaja arvestusest välja jätta, tuleb funktsiooni rakendamine piirata vastava töötaja või töötajate grupi puhul.
Seadista > Seaded > Üldised seaded ("Töötajad, kellele rakendatakse ületundide ülekandmist")
NB! Ületundide arvutamine toimub iga südaöö mitte reaalajas ehk uuendusi Arvesta > Tööajad > Ületunnid tabelis näeb alles järgmine päev.
4. Korduma kippuvad küsimused
Miks minu ületundide arv erineb sellest, mida ma ise arvutasin?
Osa töötunde ei ole veel kinnitatud — need ei lähe arvesse.
Mõni töö liik või eritasu võib olla ületundide arvestusest eraldi välja jäetud.
Osakoormusega töötajate vahetuskurss on teine kui täiskoormusega töötajatel (vt punkt 1).
Sinu vaba aja jäägi aluseks olev ületundide kogusumma on jooksev, alguskuupäevast saadik kogunev summa — see erineb näiteks "selle kuu ületunnid" näitajast, mis kajastab ainult jooksvat perioodi.
Kui erinevus jääb arusaamatuks, pöördu oma juhi või administraatori poole.
Millal vaba aja jääk uueneb?
Üks kord ööpäevas, öise automaatse arvutuse käigus. Jääk näitab alati eelmise õhtu seisu — tänased tunnid kajastuvad kõige varem homme ja alles siis, kui need on kinnitatud.
Miks ma ei näe oma ületundide vaba aja jääki?
Tõenäoliselt pole funktsioon ettevõttes täielikult seadistatud (nt on funktsioon sisse lülitatud, aga vastavat vaba aja liiki pole loodud). Pöördu administraatori poole.
Kas kinnitamata vaba päeva taotlus vähendab minu jääki?
Jah — "Minu jääk" vaade arvestab esitatud, kuid veel kinnitamata taotlused juba maha.
Kelle poole pöörduda, kui arvestus tundub vale?
Pöördu oma juhi või administraatori poole ja anna kaasa: periood/kuupäevad, töötundide kinnitamise staatus, enda arvutus ning süsteemis kuvatav jääk.