Как настроить типы смен и назначить их сотрудникам, чтобы система сама создавала рабочее время или график. Смены строятся по нагрузке сотрудника или по повторяющемуся циклу.
Учёт → График рабочего времени → Автоматические смены · Типы автоматических смен
1. Что такое «Автоматические смены»
Некоторые сотрудники работают почти одинаково каждую неделю. Другие работают по повторяющемуся графику, например «два через два». Для них не нужно каждый день вводить рабочее время вручную или добавлять смены в график. Система сама создаёт эти смены один раз в день.
Настройка проходит в два этапа:
Сначала в компании создают один или несколько типов автоматических смен. Это правила, по которым появляются смены.
Затем нужный тип назначают конкретному сотруднику, при необходимости на определённый период.
Основные понятия
Понятие | Что это значит |
Тип автоматической смены | Шаблон или правило, по которому создаются смены. Тип строится либо по нагрузке, либо по шаблонам (цикл). Настраивается один раз и подходит для нескольких сотрудников. |
Автоматическая смена | Тип смены, назначенный конкретному сотруднику. Можно указать дату начала и окончания. |
Автоматическая запись | Запись рабочего или запланированного времени, которую система сама создала по автоматической смене. |
2. Создание типа смены
Тип смены нужно настроить до того, как назначать его сотруднику. Есть два вида типов. Выберите тот, который подходит под рабочее время сотрудника.
✅ Перед началом проверьте:
включён ли в компании модуль «Автоматические смены» (Automaatsed vahetused);
указана ли у сотрудника правильная нагрузка;
правильно ли настроено время начала рабочего дня в компании или на объекте;
для типа по шаблонам: созданы ли уже нужные шаблоны смен;
нет ли у сотрудника другой автоматической смены на тот же период.
Два вида типов
По нагрузке
Подходит для самого частого случая: сотрудник каждую неделю работает в одни и те же дни одинаковое количество часов. Просто выберите дни недели. Если их не выбрать, по умолчанию будут Пн–Пт. Количество часов и время начала система рассчитает сама (см. раздел 4).
По шаблонам (цикл)
Подходит для сотрудника с повторяющимся графиком, например «2 дня работы / 2 дня отдыха». Выберите длину цикла (от 1 до 14 дней). Затем для каждого дня цикла выберите шаблон смены со страницы «Шаблоны смен» (Vahetuste mallid). Если для дня шаблон не выбран, в этот день смена не создаётся.
💡 Пример: тип по нагрузке
Мари работает с понедельника по пятницу на полную ставку.
Выбирается тип «по нагрузке».
В днях недели отмечаются Пн–Пт.
Система сама создаёт Мари рабочее время на каждый выбранный день с учётом её нагрузки.
💡 Пример: тип по шаблонам (цикл)
Яан работает по схеме «2 дня работы, 2 дня отдыха».
Создаётся цикл длиной 4 дня.
Для 1-го и 2-го дня цикла выбирается нужный шаблон смены.
Для 3-го и 4-го дня шаблон не выбирается.
Система сама повторяет этот 4-дневный цикл и создаёт смены только в 1-й и 2-й день.
Общие настройки для обоих типов
Куда добавлять смены. В фактическое рабочее время («Рабочее время», Tööajad) или в график («Запланированное рабочее время», Planeeritud tööajad). Второй вариант виден, только если в компании включён модуль «Запланированное рабочее время».
Добавлять неподтверждёнными. Если отмечено, смены создаются со статусом «ожидает подтверждения», а не сразу подтверждёнными.
Добавлять и в праздничные дни. По умолчанию в государственные праздники смены не создаются. Если отметить эту настройку, они будут создаваться и в праздники.
На сколько дней вперёд создавать. От 1 до 100 дней, по умолчанию 1. Большее число особенно полезно для типа по шаблонам (цикл): так сотрудник заранее видит свои будущие смены в графике.
3. Назначение автоматической смены сотруднику
Когда нужный тип смены создан, его нужно привязать к сотруднику.
Откройте Рабочее время → Автоматические смены (Tööaeg › Automaatsed vahetused) и нажмите Добавить (Lisa).
Этот раздел виден, только если в компании включён модуль «Автоматические смены».Выберите сотрудника и подходящий тип смены.
При желании укажите дату начала и окончания. Если их не указать, автоматическая смена действует бессрочно.
Нажмите Сохранить (Salvesta).
⚠️ Новые автоматические смены начнут появляться с завтрашнего дня. Изменение не действует задним числом и не затрагивает сегодняшний день.
4. Как создаются смены (и когда не создаются)
Раз в день система проверяет все активные автоматические смены. Для каждого подходящего дня она решает, создавать ли смену и с каким содержанием.
Ситуация | Условие | Что происходит |
Обычный рабочий день | Для типа по нагрузке день входит в выбранные дни недели. Для цикла на этот день цикла назначен шаблон. | Смена создаётся |
Государственный праздник | «Добавлять и в праздничные дни» не отмечено | Смена не создаётся |
Государственный праздник | «Добавлять и в праздничные дни» отмечено | Смена создаётся как обычно |
У сотрудника отсутствие | Тип отсутствия не разрешает добавлять рабочее время поверх него | Смена не создаётся, отсутствие остаётся |
У сотрудника отсутствие | В настройках типа отсутствия пересечение с рабочим временем разрешено | Смена создаётся как обычно, рядом с отсутствием |
У сотрудника отсутствие | В настройках рабочее время на время отсутствия «скрыто» | Смена создаётся и привязывается к этому отсутствию |
День цикла | На этот день цикла шаблон смены не назначен | Смена не создаётся |
Время начала (только для типа по нагрузке)
Время начала выбирается в таком порядке:
время начала рабочего дня самого объекта или проекта, если оно настроено;
если нет, общее время начала рабочего дня компании;
если не настроено ни то, ни другое, используется 09:00.
Продолжительность рабочего дня (только для типа по нагрузке)
40-часовая рабочая неделя делится на количество выбранных дней. Затем результат пересчитывается под нагрузку сотрудника:
5 выбранных рабочих дней → 8 часов в день;
4 выбранных рабочих дня → 10 часов в день.
Если в компании не используется система перерывов по графику, система добавит обеденный перерыв и сдвинет конец рабочего дня на его длину.
Для типа по шаблонам (цикл)
Содержание смены (время, проект и т. д.) берётся прямо из выбранного шаблона на вкладке «Шаблоны смен». Время и часы отдельно не рассчитываются.
Цикл отсчитывается от даты начала автоматической смены, если она указана. Если дата начала не указана, цикл привязан к фиксированной календарной дате. Так один и тот же тип одинаково ложится на календарную неделю у всех сотрудников без своей даты начала.
Подтверждение
Автоматически созданное рабочее время сразу подтверждено. Исключение: если у типа отмечено «Добавлять неподтверждёнными», такие записи ждут ручного подтверждения.
5. Как узнать автоматически созданное рабочее время
В обычном виде у такого рабочего времени нет отдельной пометки. Но откуда оно появилось, всегда можно посмотреть в таблице.
Откройте таблицу рабочего времени (или графика) и в фильтрах выберите «Способ сохранения» (Salvestamise viis).
Выберите значение «Автоматически» (Automaatne). Останется только рабочее время, которое создала система.Проверьте перед расчётом зарплаты.
В конце периода полезно проверить: правильные ли часы у всех сотрудников с автоматическими сменами и нет ли у кого-то рабочего времени не в тот день. Например, так бывает, если отсутствие внесли в систему позже, задним числом.
6. Частые вопросы и проблемы
Быстрые проверки для самых частых ситуаций.
Рабочее время не появилось
Проверьте, не был ли это государственный праздник и отмечено ли у типа «Добавлять и в праздничные дни».
Проверьте, не было ли у сотрудника в этот день отсутствия.
Для цикла: назначен ли на этот день цикла шаблон смены.
Проверьте, действовала ли автоматическая смена в эту дату (по датам начала и окончания).
Появилось двойное или пересекающееся рабочее время
Проверьте, не меняли ли будущее рабочее время вручную (см. раздел 5).
Проверьте у типа настройку «На сколько дней вперёд создавать». Чем больше это число, тем дольше сохраняется такой риск.
Влияет ли изменение типа смены на уже созданное рабочее время?
Нет. Изменение типа смены (например, дней недели или шаблонов цикла) не затрагивает уже созданное рабочее время. Это касается и записей, заранее созданных на будущее. Они остаются такими, какими были созданы по старому правилу. Новое правило действует только для дней, на которые рабочее время ещё не создано.
Хотите, чтобы уже созданные будущие записи обновились по новому правилу? Удалите их вручную. При следующем создании система сделает их заново по новому правилу.
Хочу перевести сотрудника на другой тип смены
Укажите дату окончания в текущей автоматической смене сотрудника.
Добавьте новую автоматическую смену с новым типом. Дата начала должна быть следующим днём.
7. Полезные советы
Кратко о самом важном при работе с автоматическими сменами.
Выбирайте тип по ситуации. «По нагрузке» подходит сотруднику с постоянными рабочими днями, «по шаблонам» подходит сотруднику с повторяющимся графиком смен.
Если рабочее время каждый день разное и не повторяется, автоматические смены лучше не использовать.
Старая галочка «Заполнять автоматически» (Täida automaatselt) в карточке сотрудника больше ничего не делает. Эта функция теперь находится в разделе Рабочее время → Автоматические смены.
Прежние настройки уже перенесены автоматически, вручную ничего делать не нужно.
Одному сотруднику можно назначить только одну автоматическую смену одновременно.
Если периоды пересекаются, сначала укажите дату окончания в старой автоматической смене, потом добавьте новую.В конце периода проверяйте записи через фильтр «Способ сохранения → Автоматически».
Так вы сразу увидите всё автоматически созданное рабочее время и сможете проверить его перед расчётом зарплаты.