Что такое дополнительная таблица?
Дополнительную таблицу вы создаёте сами. В неё можно вносить данные, для которых в Wemply нет готового места. Например, обучение сотрудников, командировки или надбавки за особые работы.
Вы сами решаете, какие столбцы (дополнительные поля) будут в таблице. Также вы решаете, связана ли каждая строка с сотрудником, объектом или датой.
Как создать дополнительную таблицу?
Откройте Настройка → Дополнительные поля → Дополнительные таблицы.
Нажмите кнопку Добавить, чтобы начать создание таблицы.
Введите название таблицы. Если нужно, добавьте описание.
Выберите настройки (см. ниже).
Сохраните. Сразу откроется окно Дополнительные поля. В нём вы добавляете в таблицу столбцы.
Выберите тип для каждого столбца: Текст, Целое число, Дробное число, Дата, Время, Дата и время, Да/Нет, Выбор, Несколько вариантов, Файл, Файлы, Подпись или Подтверждение.
Список дополнительных полей можно позже снова открыть в настройках таблицы.
Настройки
Связь с сотрудником
На основе сотрудников: каждая строка связана с сотрудником.
Сотрудник обязателен: строку нельзя сохранить без сотрудника.
Связанные сотрудники: если выбрать здесь сотрудников, в таблице можно будет выбрать только их.
Связь с объектом
На основе объекта: каждая строка связана с объектом.
Объект обязателен: объект нужно выбирать всегда.
Даты
Тип даты:
Отсутствует: без даты.
Дата: одна дата.
Период: дата начала и дата окончания.
Дата обязательна и Дата окончания обязательна: даты нужно заполнять всегда.
Скрывать просроченные записи по умолчанию: строки с прошедшей датой сначала скрыты. Их можно снова показать с помощью фильтра Скрыть просроченные записи.
Показывать записи с приближающейся датой окончания на рабочем столе: работает только с типом Период. На рабочем столе появится панель «Название таблицы: приближающиеся даты окончания».
Другие настройки
Подтверждение записей: строки можно подтверждать. Эта настройка видна, только если таблица на основе сотрудников и сотрудник обязателен.
Может делать элементы неактивными: старые строки можно скрыть, не удаляя их.
Отображать отдельным пунктом меню: у таблицы будет своё место в меню.
Где найти таблицу?
Таблица на основе сотрудников находится в меню Персонал → Дополнительная информация о сотрудниках. Если выбрано «Отображать отдельным пунктом меню», она будет отдельным пунктом в меню Персонал.
Другие таблицы находятся в меню Управление. Если таких таблиц несколько, они собраны в пункте Дополнительные таблицы. Таблица, отмеченная как отдельный пункт меню, всегда показывается отдельно.
Права
Права настраиваются в меню Настройка → Права → Группы прав.
Создание таблиц. Создавать и изменять дополнительные таблицы могут пользователи, у которых в группе прав включено «Можно настроить дополнительные поля».
Работа с таблицей. У каждой дополнительной таблицы есть отдельная строка «Права (название таблицы)». Там вы решаете, может ли пользователь просматривать или изменять таблицу.
Для таблицы на основе сотрудников можно выбрать, чьи данные пользователь видит или изменяет: только свои, свои и подчинённых или всех.
Пользователь без прав не видит таблицу в меню.
Для новой таблицы права нужно выдать самостоятельно. Администратор сразу видит всё.
Подтверждение. Если в таблице включено подтверждение, можно отдельно указать, кто может подтверждать строки.
Роли на объектах. Права на таблицу, связанную с объектами, можно также выдать через роль на объекте. Тогда право действует только на те объекты, где у пользователя есть эта роль.
Отдельные поля. Поле можно закрыть так, чтобы его изменяли только выбранные группы. Сначала включите в настройках поля «Запретить редактирование при отсутствии соответствующего разрешения в правах». Затем в группе прав добавьте это поле в список «Дополнительные поля, значения которых можно изменить».
Что ещё можно делать?
Отсутствующие сотрудники: эта кнопка есть в таблицах на основе сотрудников. Она показывает, у кого нет данных по выбранным фильтрам.
Фильтры: строки можно фильтровать по сотруднику и периоду.
Копирование: можно сделать копию строки и изменить её.
Уведомления, отчёты и импорт: дополнительные таблицы можно выбирать в настройках уведомлений и в отчётах. Данные в таблицу также можно импортировать.
Пример 1: Надбавки за особые работы
Ситуация. Иногда сотрудники выполняют особые работы: работы на высоте, ночные аварийные работы или работы в опасных условиях. За это платят надбавку. Раньше эти данные собирали в файлах Excel и в письмах. В конце месяца бухгалтеру приходилось сводить всё вручную.
Настройка.
Создайте дополнительную таблицу «Надбавки за особые работы».
Выберите настройки:
На основе сотрудников ✔ и Сотрудник обязателен ✔
На основе объекта ✔ и Объект обязателен ✔
Тип даты: Дата, Дата обязательна ✔
Подтверждение записей ✔
Отображать отдельным пунктом меню ✔
Добавьте в таблицу дополнительные поля:
Вид работы (Выбор): Работа на высоте / Ночные аварийные работы / Опасные условия / Другое
Часы (Дробное число)
Сумма надбавки (Дробное число)
Пояснение (Текст)
Фото или акт (Файлы)
Настройте права:
Сотрудник может изменять свои данные.
Руководитель проекта может подтверждать строки подчинённых.
Поле «Сумма надбавки» может изменять только бухгалтер.
Работа каждый день.
Сразу после работы сотрудник или бригадир добавляет строку: кто, на каком объекте, в какой день, какая работа и сколько часов.
Руководитель проекта проверяет строку и подтверждает её. Неподтверждённые строки сразу заметны.
В конце месяца бухгалтер фильтрует таблицу по периоду. Он видит все надбавки за месяц, а также сотрудника и объект для каждой.
Надбавки можно добавить и в отчёт, чтобы увидеть итоги по сотрудникам или объектам.
Изображение
Изображение
Пример 2: Обучение
Таблица «Обучение»: На основе сотрудников, Тип даты: Дата.
Дополнительные поля: Название курса (Выбор), Преподаватель (Текст), Часы (Дробное число), Стоимость (Дробное число), Сертификат (Файл).
Совет: выберите в фильтре период «этот год» и нажмите Отсутствующие сотрудники. Вы сразу увидите, кто в этом году не прошёл ни одного обучения. Так легко планировать следующее обучение.
Пример 3: Командировки
Таблица «Командировки»: На основе сотрудников, На основе объекта (или место назначения как текстовое поле), Тип даты: Период, Дата окончания обязательна.
Дополнительные поля: Место назначения (Текст), Цель (Текст), Суточные (Дробное число), Проживание (Да/Нет), Документы о расходах (Файлы).
Включите Показывать записи с приближающейся датой окончания на рабочем столе. Руководитель увидит на рабочем столе, кто скоро вернётся из командировки.
Скрывать просроченные записи по умолчанию оставляет на виду только текущие и будущие командировки. Прошлые командировки при этом сохраняются.