Отчёты – как собрать данные из дополнительных таблиц и посчитать их

С помощью дополнительных таблиц в Wemply можно собирать нужную вашей компании информацию и потом использовать её в отчётах. Например, в дополнительную таблицу можно вносить надбавки, информацию о договорах, события, количества, цены или другие данные, важные именно для вашей компании.

В этом руководстве вы узнаете:

Дополнительная таблица — это таблица, которую компания создаёт сама, чтобы собирать информацию, для которой в Wemply нет отдельных стандартных полей.

С помощью дополнительной таблицы можно, например, собирать:

В зависимости от настроек каждая запись дополнительной таблицы связана либо с работником, либо с объектом.

Для записи также можно указать:

От даты или периода записи зависит, в отчётах за какие периоды эта запись будет учитываться.

Если дополнительная таблица привязана к работникам и обязательна для работника, можно при необходимости настроить так, чтобы запись нужно было подтвердить, прежде чем она начнёт учитываться. Например, так можно сначала внести надбавки для проверки и использовать их в отчёте только после подтверждения.

В каждую дополнительную таблицу можно добавить столько полей, сколько нужно. Поля определяют, какую информацию нужно вносить для каждой записи.

Например, в дополнительной таблице «Надбавки» могут быть такие поля:

Тип поля может быть, например:

Автоматический расчёт можно настроить только для поля типа «Дробное число». Поле типа «Целое число» нельзя сделать полем, в которое записывается результат расчёта, но его можно использовать как одно из значений для расчёта.

Значение поля типа «Дробное число» рассчитывается автоматически на основе других полей той же записи. Можно:

Поле, которое считается автоматически, нельзя изменить вручную — Wemply пересчитывает его значение каждый раз при сохранении записи.

Автоматически рассчитываемое поле удобно использовать, например, чтобы:

Когда данные внесены в дополнительную таблицу, их можно использовать в отчёте двумя разными способами.

Простое правило: если нужен подробный список — используйте дополнительную таблицу как строку. Если нужны итоговые суммы — используйте числовое поле дополнительной таблицы как данные отчёта.

Если выбрать дополнительную таблицу основой для строк отчёта, каждая запись дополнительной таблицы будет показана в отчёте отдельной строкой.

В строку можно добавить поля дополнительной таблицы в виде столбцов, например: дату, сумму, описание, тип.

Этот вариант подходит, если вы хотите видеть все отдельные записи со всеми подробностями.

Пример: вы хотите проверить, какие надбавки внесены работникам. В отчёте каждая надбавка показывается в отдельной строке вместе с работником, датой, типом и суммой.

Если в дополнительной таблице есть числовое поле, например «Сумма», его можно выбрать в качестве данных отчёта.

В этом случае записи не показываются по отдельности. Вместо этого Wemply складывает значения всех записей дополнительной таблицы, которые подходят под условия отчёта.

Пример: дополнительная таблица «Надбавки»

Если в отчёте в качестве данных используется поле «Сумма надбавки», а строки выводятся по работникам, результат будет таким:

При составлении отчёта можно указать, как данные будут распределены.

Строки определяют, для чего в отчёте создаётся отдельная строка — например, для работника, объекта, даты или записи дополнительной таблицы.

Столбцы определяют, как данные внутри строк делятся по разным столбцам — например, если выбрать месяцы в качестве столбцов, для каждого работника суммы будут показаны отдельно по месяцам.

Поля группировки позволяют разделить отчёт на более крупные отдельные части по выбранному значению — например, можно составить отчёт так, чтобы для каждого объекта показывалась отдельная таблица.

Пример:
Если строки = работник, столбцы = месяц, данные = поле дополнительной таблицы «Сумма»,
то в результате вы получите суммы надбавок по работникам и месяцам.

Числовое значение дополнительной таблицы суммируется в соответствии с выбранными строками, столбцами, группировкой и фильтрами.

Попадёт ли запись дополнительной таблицы в отчёт, зависит не только от настроек отчёта, но и от дат записи, периода, фильтров и статуса подтверждения.

Если у записи дополнительной таблицы указана дата или период, в отчёте учитываются записи, дата или период которых совпадает с выбранным периодом отчёта.

Если у записи есть дата начала и дата окончания, достаточно, чтобы период записи хотя бы частично совпадал с периодом отчёта.

Пример: если период записи — 15.01–15.02, а отчёт составлен за февраль, эта запись будет учтена в отчёте, потому что период записи и период отчёта пересекаются.

Если у записи дополнительной таблицы нет ни даты, ни периода, её учёт не ограничивается каким-либо диапазоном дат.

Поэтому одна и та же запись без даты может учитываться в отчётах, составленных за разные периоды.

Если дополнительная таблица привязана к работникам или объектам, фильтры отчёта влияют на то, какие записи будут учтены.

Например, если отчёт отфильтрован только по одному работнику, учитываются только записи дополнительной таблицы, связанные с этим работником.

Если в дополнительной таблице используется подтверждение, по умолчанию в отчёте учитываются только подтверждённые записи.

В настройках отчёта при необходимости можно выбрать, включать ли в отчёт также записи, ожидающие подтверждения, то есть ещё не проверенные.

С помощью подтверждения можно, например:

Допустим, компания хочет видеть, сколько надбавок назначено каждому работнику в разные месяцы.

Таблица привязана к работникам, потому что каждая надбавка относится к конкретному работнику.

Например: «Тип надбавки», «Количество», «Цена за единицу», «Сумма».

Поле «Сумма» можно настроить так, чтобы оно считалось автоматически: Количество × Цена за единицу = Сумма.

Если в дополнительной таблице используется подтверждение, подтвердите проверенные записи, прежде чем окончательно использовать их в отчёте.

В отчёте выберите: строки — работник; столбцы — месяц; данные — поле дополнительной таблицы «Сумма».

На основе той же дополнительной таблицы можно составлять и другие отчёты. Например, можно выбрать дополнительную таблицу основой для строк отчёта, чтобы видеть каждую запись о надбавке отдельно со всеми подробностями.

Как использовать дополнительные таблицы в отчётах:

Так из одной дополнительной таблицы можно составлять самые разные отчёты — от подробных списков отдельных записей до итоговых сумм по работникам, объектам или месяцам.