Arvesta > Tööajagraafik > Automaatsed vahetused · Automaatsete vahetuste liigid
1. Mis on "Automaatsed vahetused"
Töötajatele, kelle tööaeg on iga nädal enam-vähem sama, või kes töötavad korduva vahetusgraafiku alusel (nt kaks päeva tööl, kaks vabad), ei pea tööaega iga päev käsitsi sisestama ega töögraafikusse lisama. Süsteem loob need vahetused ise, üks kord päevas automaatselt.
Funktsioon koosneb kahest etapist. Kõigepealt seadistatakse ettevõttes üks või mitu automaatset vahetuse liiki ehk reeglit, mille järgi vahetused tekivad. Seejärel määratakse sobiv liik konkreetsele töötajale, vajadusel kindlaks perioodiks.
Automaatsete vahetuse liik:
Mall ehk reegel, mille alusel vahetused tekivad — kas koormusepõhine või mallipõhine (tsükkel). Seadistatakse üks kord ja seda saab kasutada mitmel töötajal.
Automaatne vahetus
Konkreetsele töötajale määratud vahetuse liik, koos valikulise alguse- ja lõppkuupäevaga.
Automaatne kirje
Tööaja või planeeritud tööaja kirje, mille süsteem automaatse vahetuse alusel ise juurde loob.
Lisa info:
Lisa info:
See on uuem süsteem, mis asendab töötaja kaardil varem olnud linnukest "Täida automaatselt". Kõik sellega tehtud seadistused on juba automaatselt üle kantud uude süsteemi, seega midagi käsitsi üle kandma ei pea.
Ära aja seda segi funktsiooniga "Vabad vahetused" — see on hoopis midagi muud: seal töötajad ise valivad endale vaba, veel kellelegi määramata vahetuse. Automaatsed vahetused ei eelda töötajalt ühtegi tegevust — vahetused tekivad läbi süsteemi.
2. Vahetuse liigi loomine
Enne kui vahetuse liiki saab töötajale määrata, tuleb see seadistada. Liike on kahte sorti — vali see, mis konkreetse töötaja tööajale sobib.
Enne alustamist kontrolli
kas ettevõttel on "Automaatsed vahetused" moodul kasutusel;
kas töötajale on määratud õige koormus;
kas tööpäeva algusajad on ettevõttes või objektil õigesti seadistatud;
mallipõhise liigi puhul, kas vajalikud vahetuste mallid on juba loodud;
kas töötajal ei ole samale perioodile juba mõnda teist automaatset vahetust.
Kaks liiki
Koormusepõhine
Sobib kõige tavalisemaks juhuks: töötaja töötab iga nädal samadel päevadel, sama arvu tunde. Vali lihtsalt nädalapäevad (vaikimisi E–R, kui need määramata jätta). Tundide arv ja algusaeg arvutatakse automaatselt (vt punkt 4).
Mallipõhine (tsükkel)
Sobib korduva graafikuga töötajale (nt 2 päeva tööl / 2 vabad). Vali tsükli pikkus (1–14 päeva) ja määra igale tsükli päevale sobiv vahetuse mall (lehelt "Vahetuste mallid"). Päev, millele malli ei valita, jääb tühjaks — sel päeval vahetust ei teki.
Näide: koormusepõhine liik
Mari töötab esmaspäevast reedeni, täiskoormusega.
vahetuse liigiks valitakse koormusepõhine;
nädalapäevadeks valitakse E–R;
süsteem loob Marile igale valitud tööpäevale automaatselt tööaja, arvestades tema koormust.
Näide: mallipõhine (tsükli) liik
Jaan töötab mustris 2 päeva tööl, 2 päeva vaba.
luuakse 4-päevane tsükkel;
1. ja 2. tsüklipäevale määratakse sobiv vahetuse mall;
3. ja 4. tsüklipäev jäetakse malli valimata;
süsteem kordab seda 4-päevast mustrit automaatselt, luues vahetused ainult 1. ja 2. tsüklipäeval.
Mõlemale liigile ühised seaded
Sihtkoht — kas vahetused lähevad reaalsesse tööaega ("Tööajad") või tööajagraafikusse ("Planeeritud tööajad"). Viimane on valikus näha ainult siis, kui ettevõttel on "Planeeritud tööajad" moodul kasutusel.
Lisa kinnitamata olekus — kui märgitud, tekivad vahetused "ootab kinnitamist" olekus, mitte kohe kinnitatuna.
Lisa ka riigipühadele — vaikimisi riigipühale vahetust ei looda; selle märkimisel luuakse ka riigipühal.
Mitu päeva ette genereerida — 1 kuni 100 päeva, vaikimisi 1. Suurem arv on kasulik just tsüklilise (mallipõhise) liigi puhul, et töötaja näeks oma tulevasi vahetusi töögraafikust ette.
Lisa info
Lisa info
Vahetuse liigi hilisem muutmine (nt nädalapäevad, tsükli mallid) ei mõjuta juba loodud automaatseid vahetusi tagasiulatuvalt — need jäävad selliseks, nagu vana reegli järgi loodi. Vt täpsemalt punkt 6.
3. Automaatse vahetuse määramine töötajale
Kui sobiv vahetuse liik on olemas, tuleb see siduda konkreetse töötajaga.
Ava Tööaeg › Automaatsed vahetused ja vajuta Lisa
Vaade on nähtaval ainult siis, kui ettevõttel on "Automaatsed vahetused" moodul kasutusel.
Vali Töötaja ja sobiv vahetuse liik
Soovi korral lisa algus- ja lõppkuupäev. Kui neid ei määra, kehtib automaatne vahetus tähtajatult.
Salvesta
Uued automaatsed vahetused hakkavad tekkima alates homsest — tänast päeva juba tehtud muudatus tagasiulatuvalt ei puuduta.
Lisa info
Lisa info
Ühel töötajal saab korraga (samal kalendripäeval) olla ainult üks aktiivne automaatne vahetus. Kui üritad lisada teist määramist, mille periood kattub olemasolevaga, annab süsteem tõrke, et töötajal on juba selleks perioodiks automaatne vahetus. Uue liigi peale minekuks pane vanale automaatsele vahetusele enne lõppkuupäev (vt ka punkt 06).
4. Mille alusel vahetused tekivad (ja millal jäävad tegemata)
Kord päevas kontrollib süsteem kõiki aktiivseid automaatseid vahetusi ja iga sobiva päeva kohta otsustab, kas ja millise sisuga vahetus luua.
Olukord | Tingimus | Mis juhtub |
Tavaline tööpäev | Koormusepõhise liigi puhul on päev valitud nädalapäevade seas, või tsükli puhul on sellele tsüklipäevale määratud mall | Vahetus luuakse |
Riigipüha | "Lisa ka riigipühadele" ei ole märgitud | Vahetust ei looda |
Riigipüha | "Lisa ka riigipühadele" on märgitud | Vahetus luuakse tavapäraselt |
Töötajal on puudumine | Puudumise liik ei luba tööaega kattuvana lisada | Vahetust ei looda — puudumine jääb |
Töötajal on puudumine | Tööaja kattumine on puudumise liigi seadistuses lubatud | Vahetus luuakse tavapärasel viisil, puudumise kõrvale |
Töötajal on puudumine | Tööaeg on puudumise ajal seadistuses "peidetud" | Vahetus luuakse ja seotakse selle puudumisega |
Tsükli päev | Sellele tsüklipäevale ei ole vahetuse malli määratud | Vahetust ei looda |
Algusaeg (ainult koormusepõhisel liigil)
Algusaeg määratakse järgmises järjekorras:
objekti või projekti enda tööpäeva algusaeg, kui see on seadistatud;
kui mitte, siis ettevõtte üldine tööpäeva algusaeg;
kui kumbagi pole seadistatud, kasutatakse vaikimisi kell 09:00.
Tööpäeva pikkus (ainult koormusepõhisel liigil)
Tööpäeva pikkus arvutatakse, jagades 40-tunnise nädalakoormuse valitud nädalapäevade arvuga ning kohandades tulemust töötaja enda koormusele:
5 valitud tööpäeva → 8 tundi päevas;
4 valitud tööpäeva → 10 tundi päevas.
Kui ettevõttel pole graafikupõhist pausisüsteemi, lisatakse ka sobiv lõunapaus ja pikendatakse tööaja lõpuaega selle võrra.
Mallipõhise (tsükli) liigi puhul
Tööaja sisu (kellaajad, projekt jne) tuleb otse valitud vahetuse mallilt ("Vahetuste mallid" sakk) — kellaaega ega tunde eraldi ei arvutata. Tsükkel loetakse automaatse vahetuse enda algusest, kui see on määratud; kui algusaeg puudub, on tsükkel ankurdatud fikseeritud kalendripäevale, et sama liik käituks kalendrinädalaga ühtemoodi kõigil töötajatel, kellel algusaega pole eraldi määratud.
Kinnitamine
Automaatselt loodud tööajad on kinnitatud olekus, kui liigil pole märgitud "Lisa kinnitamata" — sel juhul jäävad need ootama käsitsi kinnitamist.
5. Kuidas automaatselt loodud tööaegu ära tunda
Tööaeg ei kanna tavavaates eraldi silti, kuid selle päritolu on tabelis alati vaadatav.
1. Ava tööaegade (või töögraafiku) tabel ja vali filtritest Salvestamise viis
Vali väärtus "Automaatne" — nii jäävad nähtavaks ainult süsteemi enda loodud tööajad.
2. Vaata üle enne palga arvestamist
Kasulik kontroll perioodi lõpus: kas kõigil automaatse vahetusega töötajatel on tunnid õiged, ja kas kellelgi pole tööaega valel päeval (nt kui puudumine lisati süsteemi hiljem, tagantjärele).
Lisa info
Lisa info
Kui automaatselt loodud tööaega käsitsi muudetakse (nt parandatakse kellaaega), kaotab see tööaeg oma "automaatse" märke ega kuvata enam "Automaatne" filtri all. Kui muudetud päev on veel tulevikus ja liigi "Mitu päeva ette genereerida" ulatub selle päevani, võib süsteemi järgmine automaatne genereerimine sellele päevale uuesti tööaeg luua — mis annab kattumise. Kui muudetav päev on juba möödas (või ainult homne), sellist ohtu ei ole.
6. Levinud probleemid
Kiired kontrollpunktid kõige sagedasemate küsimuste jaoks.
Tööaega ei tekkinud
kontrolli, kas tegemist oli riigipühaga ja kas "Lisa ka riigipühadele" on liigil märgitud;
kontrolli, kas töötajal oli sel päeval puudumine;
tsükli puhul kontrolli, kas sellele tsüklipäevale on vahetuse mall määratud;
kontrolli, kas automaatne vahetus oli sel kuupäeval üldse aktiivne (algus- ja lõppkuupäeva järgi).
Tekkis topelt- või kattuv tööaeg
kontrolli, kas tuleviku tööajad on käsitsi muudetud (vt punkt 05);
kontrolli liigi seadet "Mitu päeva ette genereerida" — mida suurem see on, seda kauem see risk püsib.
Kas vahetuse liigi hilisem muutmine mõjutab juba tehtud tööaegu?
Ei. Vahetuse liigi muutmine (nt nädalapäevad, tsükli mallid) ei mõjuta juba loodud automaatseid tööaegu tagasiulatuvalt — ka mitte neid, mis on juba ette genereeritud tulevikku. Need jäävad selliseks, nagu need vana reegli järgi loodi; uus reegel kehtib alles päevade kohta, millele tööaega veel tehtud pole. Kui soovid, et ka juba loodud tuleviku tööajad uue reegli järgi uueneksid, tuleb need käsitsi kustutada — süsteem loob need siis järgmisel genereerimisel uue reegli järgi uuesti.
Tahan viia töötaja üle teisele vahetuse liigile
määra töötaja praegusele automaatsele vahetusele lõppkuupäev;
lisa uus automaatne vahetus uue liigiga, mille alguskuupäev on vahetult järgmine päev.
7. Head nipid
Lühikokkuvõte kõige olulisemast, millele automaatsete vahetuste puhul tähelepanu pöörata.
Vali liik olukorra järgi: koormusepõhine tavalisele fikseeritud päevadega töötajale, mallipõhine korduva vahetusgraafikuga töötajale.
Kui tööaeg on iga päev päris erinev ega kordu mustrina, ei tasu automaatvahetusi kasutada üldse.
Vana töötaja kaardi linnuke "Täida automaatselt" enam midagi ei tee — see funktsioon asub nüüd "Tööaeg › Automaatsed vahetused" all.
Varasemad seadistused on juba automaatselt üle kantud, midagi käsitsi tegema ei pea.
Ühele töötajale saab korraga määrata vaid ühe automaatse vahetuse.
Kattuva perioodi jaoks pane vanale automaatsele vahetusele lõppkuupäev, enne kui lisad uue.
Kasuta perioodi lõpus "Salvestamise viis → Automaatne" filtrit ülevaatuseks.
Nii näed korraga kõiki automaatselt tekkinud tööaegu ja saad need enne palgaarvestust üle kontrollida.