1. Seadistamine ja õigused
Juhendid leiate menüüst Personal → Juhendid. (Kui ei ole leitav tuleb vastav moodul aktiveerida.)
Juhendid: kõik ettevõtte juhendid. Siin juhendeid lisatakse ja muudetakse.
Juhendite kinnitused: kes millise juhendi on saanud ja kas ta on selle juba kinnitanud. Seda lehte näevad need, kellel on õigus näha teiste töötajate kinnitusi.
Juhendite grupid: juhendite komplektid, mida saab töötajale korraga määrata.
Mida keegi näeb ja teha saab, sõltub tema õiguste grupist. Õiguste grupi seadetes on eraldi read Personali õiguste all: Juhend, Juhendi kinnitamine ja Juhendite grupp. Juhendite allkirjastamisele saatmiseks on vaja ka õigust „Saab saata allkirjastamisele“ (Leitav Muu õiguste alt).
2. Juhendi lisamine
Avage Personal → Juhendid ja vajutage „Lisa“.
Kirjutage juhendi „Nimi“. See on ainus kohustuslik väli.
Soovi korral pange „Kehtiv alates“ ja „Kehtiv kuni“. Kui kehtivuse lõpp on möödas, ei saa juhendit enam töötajatele määrata ja töötajad seda enam kinnitamata juhendite all ei näe.
Lisage „Fail“, näiteks PDF-dokument. Töötaja avab selle enne kinnitamist.
Kui juhend tuleb digitaalselt allkirjastada, märkige „Nõua allkirjastamist“. See valik tekib alles siis, kui fail on lisatud, ja ainult neile, kellel on õigus saata dokumente allkirjastamisele.
Kui töötaja ei tohi ilma juhendit kinnitamata Wemplyt edasi kasutada, märkige „Nõua selle juhendi kinnitamist enne kui töötaja saab Wemply't kasutada“. Täpsemalt punktis 6.
Vajutage „Salvesta“.
Faili ja allkirjastamise nõuet saab panna ainult lisamisel
Pärast salvestamist ei saa juhendi faili ega valikut „Nõua allkirjastamist“ enam muuta. Nii jääb kõigile kinnitajatele kirja täpselt see dokument, mida nad kinnitasid.
Kui juhendist tuleb uus versioon, kasutage rea menüüs nuppu „Kopeeri“, lisage uus fail ja salvestage uue juhendina. Vana juhendi saab seejärel mitteaktiivseks muuta (vt punkt 8).
Nime, kehtivusaega ja Wemply kasutamise piirangut saab hiljem muuta.
3. Juhendite grupid
Kui samad juhendid lähevad alati koos, näiteks kõik uue töötaja ohutusjuhendid, tehke neist grupp.
Avage Personal → Juhendid → Juhendite grupid ja vajutage „Lisa“.
Kirjutage grupi nimi ja valige väljale „Juhendid“ juhendid, mis gruppi kuuluvad.
Vajutage „Salvesta“.
Kui määrate töötajale grupi, saab ta kõik selle grupi juhendid. Grupi järgi saab ka kinnitusi filtreerida.
4. Juhendite määramine töötajatele
Juhend ei jõua töötajani iseenesest. Iga töötaja tuleb juhendiga siduda. Selleks on kaks võimalust.
A) Mitmele töötajale korraga
Avage Personal → Juhendid → Juhendite kinnitused ja vajutage „Määra juhendid“.
Valige väljale „Juhendid“ juhendid või juhendite grupid.
Valige väljale „Töötajad“ töötajad või terve töötajate grupp.
Vajutage „Salvesta“.
Selles vaates saab juhendeid ainult juurde lisada. Kellelegi juba määratud juhendeid see ei eemalda. Töötajaid, kelle andmeid teil muuta ei ole õigust, ei lisata.
B) Ühele töötajale
Avage töötaja kaart ja leidke tabel Juhendite kinnitused.
Vajutage „Määra juhendid“.
Väljal „Juhendid“ on juba valitud töötaja kinnitamata juhendid. Lisage uued juhendid või grupid.
Vajutage „Salvesta“.
Siin saab juhendi ka ära võtta: kui eemaldate kinnitamata juhendi valikust ja salvestate, eemaldatakse see töötajalt.
Valikus on ainult kehtivad ja aktiivsed juhendid. Ühe töötaja puhul ei näidata juhendeid, mille ta on juba kinnitanud.
Pärast salvestamist saab töötaja teate Sulle on lisatud tutvumiseks uus juhend „(nimi)“. Kui juhendeid lisandus mitu, on teade Sulle on lisatud tutvumiseks uued juhendid ja juhendite nimed.
5. Allkirjastamine
Kui juhendil on „Nõua allkirjastamist“, ei ole töötajal nuppu „Kinnita“. Tema peab juhendi digitaalselt allkirjastama.
Kohe pärast juhendi määramist saadab Wemply dokumendi allkirjastamisele. Töötaja saab oma e-posti aadressile kirja, mille kaudu ta dokumendi allkirjastab.
Wemplys näeb töötaja oma juhendi juures linki „Allkirjasta“. Ka see viib allkirjastamiseni.
Kui allkiri on antud, märgib Wemply juhendi kinnitatuks. Kinnitamise aeg on allkirja aeg.
Kinnituse juurde tekib allkirjastatud fail koos rohelise allkirja ikooniga. Selle saab hiljem avada ja alla laadida.
Mitu juhendit ühe allkirjaga
Kui määrate korraga mitu allkirjastamist nõudvat juhendit, tekib vormile valik „Saada allkirjastamisele ühe konteinerina“. Siis saab töötaja ühe kirja ja allkirjastab kõik dokumendid korraga. Konteiner on üks ühine allkirjastamise pakk.
Töötajal peab olema e-posti aadress
Allkirjastamise kiri läheb töötaja e-posti aadressile. Kui see puudub, ei saa dokumenti allkirjastamisele saata. Ühe konteinerina saatmisel näete kohe teadet Töötajal (nimi) ei ole emaili ja midagi ei salvestata. Lisage töötajale e-posti aadress ja proovige uuesti.
Lisage e-posti aadress enne juhendi määramist ka siis, kui saadate juhendeid ükshaaval.
Kui allkirjastaja ei ole see, keda oodati
Kui dokumendi allkirjastas keegi teine kui töötaja ise, on kinnituse juures punane hoiatusikoon. Sellele vajutades näete teksti Fail on allkirjastatud, aga allkirjastajate nimed erinevad oodatud allkirjastajate nimedest. Palun kontrolli allkirjastajad üle. ning välju „Oodatud allkirjastaja“ ja „Tegelik allkirjastaja“. Valige üks kahest:
„Saada uuesti allkirjastamisele“: kinnitus tühistatakse ja töötaja saab dokumendi uuesti allkirjastamiseks.
„Eemalda hoiatus“: kui kõik on tegelikult korras, jääb allkiri kehtima ja hoiatus kaob.
6. Kuidas töötaja juhendi kinnitab
Töötaja näeb oma kinnitamata juhendeid avalehe tabelis Kinnitamata juhendid ja oma töötajakaardil.
Töötaja avab juhendi faili ja loeb selle läbi.
Ta vajutab „Kinnita“. Kui fail on PDF, avaneb dokument eelvaates ja nupp „Kinnita“ on seal kohe juures.
Wemply küsib: Kas kinnitad, et oled lugenud juhendit (nimi)? Töötaja kinnitab.
Ekraanile tuleb Juhendi lugemine kinnitatud.
Kinnitamisel jäetakse kirja kinnitamise aeg ja seade, millelt kinnitati. Kinnitatud juhend kaob kinnitamata juhendite hulgast. Töötajakaardil jääb see alles koos kinnitamise ajaga.
Allkirjastamist nõudva juhendi kinnitab töötaja allkirjaga (vt punkt 5).
Kui juhend peab olema kinnitatud enne Wemply kasutamist
Kui juhendil on märgitud „Nõua selle juhendi kinnitamist enne kui töötaja saab Wemply't kasutada“, saab töötaja esimesed 7 päeva Wemplyt tavapäraselt kasutada. Kui juhend on 7 päeva pärast määramist ikka kinnitamata, näeb töötaja Wemplysse sisenedes ainult oma juhendite tabelit ja teksti:
Pead kinnitama juhendid enne kui saad Wemply kasutamist jätkata. Allkirjastamist vajavate juhendite kohta on saadetud meil, palun allkirjasta need juhendid meilide kaudu ja seejärel värskenda seda lehte.
Muud menüüd on seni peidus. Kui juhendid on kinnitatud või allkirjastatud, avaneb Wemply taas tavapäraselt.
7. Kinnituste jälgimine
Avage Personal → Juhendid → Juhendite kinnitused. Iga rida näitab töötajat, juhendit, kehtivusaega, faili ja kinnitamise aega. Kinnitamata ridadel on kirjas Ootab kinnitamist.
Filtritega saate valida töötaja, juhendi ja seisundi: „Ootab kinnitamist“ või „Kinnitatud“. Töötajakaardi tabelis saab filtreerida ka juhendite grupi järgi.
Juhendi lehel näete, millistesse gruppidesse see kuulub.
Meeldetuletused
Teavituste seadetes on valmis mall „Juhendiga tutvumise meeldetuletus“. Kui see on sisse lülitatud, saab iga töötaja kinnitamata juhendite kohta esmaspäeviti meeldetuletuse Juhend (nimi) tuleb üle vaadata ja kinnitada. Mall ei ole automaatselt sees. Selle lisab administraator.
8. Juhendite eemaldamine
A) Juhendi eemaldamine töötajalt
Kui juhend määrati kogemata või ei ole töötajale enam vajalik.
Leidke rida tabelist Juhendite kinnitused, töötajakaardilt või avalehe tabelist Kinnitamata juhendid.
Vajutage rea menüüs „Eemalda“ või rea lõpus olevat ristikest.
Wemply küsib: Kas oled kindel, et soovid juhendilt töötaja eemaldada? Kinnitage.
Ekraanile tuleb Juhendilt on töötaja eemaldatud.
Teine võimalus on töötajakaardil „Määra juhendid“: võtke juhend valikust ära ja salvestage.
Kui juhend oli allkirjastamise ootel, tühistatakse ka allkirjastamine. Töötaja ei saa seda dokumenti enam allkirjastada.
Kinnitatud juhendit töötajalt eemaldada ei saa
Kinnitatud või allkirjastatud juhend jääb töötajale alles, et kinnitus oleks hiljem tõendatav. Neil ridadel nuppu „Eemalda“ ei ole. Kui proovite, näete teadet Kinnitatud juhendit ei saa töötajalt eemaldada.
Ühe konteinerina saadetud juhendid
Kui juhend saadeti allkirjastamisele koos teistega, küsib Wemply: See juhend saadeti allkirjastamiseks koos järgmiste juhenditega: (nimed). Selle eemaldamine tühistab kogu konteineri. Kas oled kindel, et soovid jätkata? Kui jätkate, eemaldatakse töötajalt kõik selle paki juhendid.
Töötajakaardi vormil „Määra juhendid“ tuleb sellised juhendid valikust ära võtta kõik korraga. Muidu näete teadet Ühe konteinerina allkirjastamisele saadetud juhendid saab eemaldada ainult koos.
B) Juhendi kustutamine
Kui juhend lisati vigaselt ja keegi ei ole seda veel kinnitanud.
Avage Personal → Juhendid.
Valige rea menüüst „Kustuta“ ja kinnitage.
Koos juhendiga eemaldatakse see ka kõigilt töötajatelt, kellele see oli määratud.
Kustutada ei saa, kui:
vähemalt üks töötaja on juhendi kinnitanud. Teade: Seda juhendit on juba kinnitatud. Kinnitatud juhendit ei saa kustutada.
juhend ootab kellelgi allkirja. Teade: Allkirjastamise ootel üksust ei saa kustutada. Eemaldage juhend enne nendelt töötajatelt (variant A).
C) Juhendi kasutusest välja võtmine
Kui juhend on aegunud, aga senised kinnitused peavad alles jääma.
Avage juhend muutmiseks ja võtke ära linnuke „Aktiivne“. Juhendit ei pakuta enam töötajatele määramiseks ja see kaob töötajakaardi juhendite tabelist. Mitteaktiivseid juhendeid näete juhendite lehel valikuga „Kuva mitteaktiivseid üksusi“.
Või pange juhendile „Kehtiv kuni“. Pärast seda kuupäeva ei saa juhendit enam määrata, töötajad ei pea seda enam kinnitama ja see ei piira enam Wemply kasutamist.
Mõlemal juhul jäävad tehtud kinnitused ja allkirjastatud failid alles.
Hea teada
Juhendi kinnitamise rida ei saa muuta. Juhendeid lisatakse ja võetakse ära ainult nupuga „Määra juhendid“ või „Eemalda“.
Kui töötaja proovib sama juhendit uuesti kinnitada, näeb ta teadet Juhend on juba kinnitatud.
Kui mõnda nuppu või välja ei ole näha, on põhjus tavaliselt õigustes. Küsige oma administraatorilt.
Uus juhendi versioon on alati uus juhend. Nii jääb selgelt kirja, kes millise versiooni kinnitas.