1. Mis on sündmus
Sündmus on kalendrisse pandud tegevus, näiteks koosolek, koolitus või ruumi broneering. Igal sündmusel on sündmuse liik. Liikide nimekirja ja värvid seab teie ettevõtte administraator.
Oluline
Sündmus on ainult plaan. See ei lähe ise kellegi tööaja hulka. Ajatabelis on sündmus küll näha, aga ainult infoks. Seal seda muuta ei saa ja see ei loe tundide sisse. Tööajaks tuleb sündmus eraldi vormistada (vt punkt 5).
2. Sündmuse lisamine
Avage Sündmused (Arvesta > Planeerimine > Sündmused) ja vajutage „Lisa“.
Kirjutage nimi ja valige „Sündmuse liik“. Liiki ei saa hiljem muuta.
Kui soovitud sündmuse liiki ei ole veel loodud tuleks see luua "Sündmuse liigid" lehelt.
Pange algus- ja lõpuaeg. Kui sündmus kestab terve päeva, lülitage sisse „Kogu päeva üritus“ ja valige ainult kuupäev.
Täitke vajadusel teised väljad:
„Omanik“: vaikimisi teie ise. Teise inimese saate valida ainult siis, kui teil on õigus teiste sündmusi muuta.
„Osalejad“: valige töötajad või terve töötajate grupp. Kui keegi on samal ajal juba teisel sündmusel, on tema nime järel Kinni ja kellaaeg.
Projekt, „Tööliik“, „Ressursid“, asukoht ja kirjeldus. Ressurssi, mis on samal ajal juba kasutuses, valida ei saa. Selle järel on kiri Broneeritud.
Vajutage „Salvesta“. Osalejad saavad teate, et nad lisati sündmusele.
Teated, mida võite salvestamisel näha
Sel perioodil puhkusel: (nimed). Kas oled kindel, et soovid jätkata? Mõnel osalejal on sel ajal kirjas puudumine. See on ainult hoiatus. Kui jätkate, salvestatakse sündmus.
Algus peab olema enne lõppu. Parandage kellaajad.
Ressurss(id) … on sellel ajal juba kasutuses. Valige teine ressurss või teine aeg.
(Nimi) ei ole vajalikus rollis objektil (projekt). Selle sündmuse liigi puhul võivad osalejad olla ainult kindla rolliga inimesed sellel projektil. Eemaldage see inimene või küsige administraatorilt, et ta lisaks talle rolli.
3. Korduvad sündmused
Uue sündmuse lisamisel klõpsake real „Kordumine“, et väljad avaneksid.
Valige „Kordumise periood“: päev, nädal, kuu või aasta.
Väljale „Kui mitme päeva/nädala/kuu/aasta tagant kordumine toimub“ kirjutage number. Näiteks 2 ja nädal tähendab iga teist nädalat.
Nädalase korduse puhul saate valida ka „Nädalapäevad, millal sündmus kordub“.
Soovi korral pange „Kordumise lõpp“. Kui jätate selle tühjaks, kordub sündmus tähtajatult.
Wemply paneb kordused kalendrisse umbes 100 päeva ette ja lisab uusi juurde kord nädalas.
Kui avate muutmiseks ühe korduse, on teil kaks lisavalikut:
„Salvesta ja muuda kõiki hilisemaid sündmusi“ muudab selle ja kõik järgmised kordused.
„Kustuta see ja kõik hilisemad sündmused“ kustutab selle ja kõik järgmised kordused.
Tavaline „Salvesta“ muudab ainult seda üht kordust.
4. Osalemise kinnitamine
Kui teie ettevõttes on osalemise kinnitamine kasutusel, näeb osaleja sündmust avades nuppe „Kinnita“ ja „Keeldu“. Sündmuse omanik saab vastuse kohta teate. Osalejate nimekirjas on iga nime järel näha, kas inimene kinnitas või keeldus.
Kui see võimalus ei ole kasutusel, loetakse kõik osalejad automaatselt nõustunuks.
5. Sündmuse muutmine tööajaks
Avage sündmus. Sündmuse vaates on vasakul all kolme punkti nupu alt leitav järgnevad valikud. Millised neist näete, sõltub teie õigustest.
A: „Vormista tööajaks“
Kõige lihtsam viis, et lisada sündmus enda tööajaks.
Vajutage „Vormista tööajaks“.
Avaneb tavaline tööaja lisamise vorm. Sinna on juba pandud sündmuse kuupäev, algus- ja lõpuaeg, projekt, klient ja kirjeldusse sündmuse nimi.
Kontrollige andmed üle. Vajadusel valige tööliik, sest seda vorm ise ei täida.
Vajutage „Salvesta“.
See nupp on olemas ka sündmuse muutmise vormil.
B: „Vormista tööajaks osalejatele“
Mitmele inimesele korraga. Nuppu näete siis, kui teil on õigus lisada tööaega vähemalt ühele sündmuse omanikule või osalejale.
Vajutage „Vormista tööajaks osalejatele“.
Väljal „Töötajad“ on juba valitud sündmuse omanik ja kõik osalejad, kellele teil on õigus tööaega lisada.
Eemaldage need, kellele tööaega ei soovi lisada.
Vajutage „Salvesta“. Wemply küsib: Hakkad lisama tööaega 5 töötajale. Oled sa kindel? Kinnitage.
Igaühele tekib tööaeg täpselt sündmuse aja järgi. Kaasa tulevad projekt, klient, tööliik ja kirjeldusse sündmuse nimi. Selles vormis kellaaegu muuta ei saa. Kui kellegi aeg oli teistsugune, parandage tema tööaega pärast eraldi.
Kõik või mitte keegi
Kui kellelgi valitutest on samal ajal juba tööaeg kirjas, näete teadet Kattuv tööaeg töötajatel: (nimed). Siis ei salvestata kellelegi midagi. Eemaldage need inimesed valikust ja proovige uuesti.
Sama teade tuleb ka siis, kui vajutate nuppu teist korda. Nii ei teki kogemata topelt tööaega.
Valikus on ka need osalejad, kes keeldusid. Eemaldage nad enne salvestamist.
C: „Käivita taimer“
Kui soovite aega lugeda jooksvalt. Nuppu näete siis, kui teil on õigus kasutada taimerit sündmuse projektil.
Kui sündmus algab, avage see ja vajutage „Käivita taimer“. Ekraanile tuleb Alustatud.
Taimer hakkab lugema nupuvajutuse hetkest, mitte sündmuse plaanitud algusest.
Peatage taimer tavapäraselt, kui olete lõpetanud. Siis jääb tööaeg kirja.
Kui teil on taimer juba käimas, näete teadet Taimer on juba alustatud. Peatage enne eelmine taimer.
6. Mis juhtub pärast
Tekkinud tööaeg on täpselt sama nagu käsitsi lisatud tööaeg. See loeb töötundide, aruannete ja palga arvestusse ning käib läbi sama kinnitamise, kui see on teil kasutusel.
Sündmus jääb kalendrisse alles. Ajatabelis näete samal päeval nii sündmust kui ka tööaega. See ei ole topelt, sest tunde loeb ainult tööaeg.
Tööaega saab hiljem muuta või kustutada nagu iga teist tööaega. Eraldi tagasivõtmise nuppu ei ole.
Sündmus ja tööaeg on pärast seda eraldi. Kui kustutate sündmuse, jääb tööaeg alles. Kui muudate sündmuse aega, tööaeg ei muutu.
Hea teada
Korduv sündmus tuleb tööajaks vormistada iga kord eraldi.
Kui vormistate kogu päeva ürituse tööajaks, saab tööaja pikkuseks terve ööpäev. Kasutage pigem varianti A ja pange õiged kellaajad käsitsi.
Kui mõnda nuppu ei ole näha, on põhjus tavaliselt õigustes. Küsige oma administraatorilt.