📍 Где найти: Рабочее время › Доступные смены
Из этой статьи вы узнаете, как:
просматривать доступные смены и брать их себе;
добавлять новые доступные смены;
выбирать, кто может пользоваться доступными сменами;
настроить уведомление о том, что смену взяли.
Что такое доступная смена?
Доступная смена — это рабочее время в графике, на которое пока никто не назначен. Это как свободное место, которое ждёт, пока его займут. Руководитель не назначает смену конкретному сотруднику, а оставляет её «свободной», и подходящий сотрудник может сам взять её себе.
Как только кто-то берёт смену, она исчезает из списка доступных смен и появляется в его графике как обычное рабочее время.
Для сотрудника
Как взять доступную смену
Откройте свой Рабочий стол. На панели «Доступные смены» видны все смены, которые вы можете взять себе.
Если Рабочий стол вам недоступен, откройте Учёт › Рабочее время › Доступные смены.Выберите подходящую смену. В списке указаны дата, объект (место работы), время начала и окончания смены или название смены вместе со временем начала и окончания.
На панели нажмите на галочку «Назначить себе». Перед тем как сохранить выбор, система попросит вас подтвердить его.
На странице «Доступные смены» нажмите на три точки в конце строки таблицы и выберите «Назначить мне».Смена теперь в вашем графике. Она больше не свободна, и никто другой уже не сможет её взять.
Вид панели на Рабочем столе:
Вид страницы «Доступные смены»:
Для тех, кто добавляет рабочее время
Как добавить доступную смену
Если у вас есть право изменять доступные смены, вы можете добавить в график новую доступную смену.
Откройте Рабочее время › Доступные смены.
Нажмите кнопку «Добавить».
Введите данные смены: дату, объект или место работы и шаблон смены. Если шаблон смены не выбран, укажите время начала и окончания смены.
Сохраните смену. Она появится в списке доступных смен, и сотрудники с нужными правами смогут её взять.
Для администратора и руководителя
Кто видит доступные смены и может ими пользоваться?
Видит ли сотрудник пункт меню «Доступные смены» и может ли добавлять туда смены, зависит от его прав. Права можно выдавать двумя способами, и их можно сочетать.
Общая роль (уровень прав)
В настройках компании для каждой роли (например, «Руководитель» или «Обычный пользователь») указывается её право на доступные смены:
«Нет прав»: роль не видит доступные смены;
«Можно увидеть»: роль видит доступные смены и может брать их себе;
«Можно изменить»: роль видит доступные смены, может брать их себе и создавать новые.
Общая роль действует сразу на все объекты, для которых можно добавлять рабочее время.
Роль объекта (права для конкретного места)
Человеку можно дать права только для одного объекта. Например, сотрудник отвечает за один магазин, хотя не является руководителем всей компании. Тогда его права на доступные смены расширяются только для этого объекта, а не для всех.
Уровень прав | Видит доступные смены | Может взять смену себе | Может добавлять и изменять смены |
Можно увидеть | Да | Да | Нет |
Можно изменить | Да | Да | Да |
Нет прав | Нет | Нет | Нет |
💡 Роль объекта не может уменьшить права сотрудника. Она только добавляет права там, где общая роль их ещё не даёт.
Уведомление для того, кто добавил смену
Когда кто-то берёт смену, человек, который её добавил, автоматически получает уведомление. В нём указано, кто взял смену и какую. Будет ли уведомление показано на экране, отправлено по электронной почте или отключено, зависит от настроек уведомлений компании.
⚙️ Настраивается отдельно: для этого нужно создать соответствующий шаблон уведомления.
❗ Для администратора: как настроить?
Чтобы «Доступные смены» работали и были видны нужным людям, проверьте три места:
1. Настройка › Настройки › Модули
Функция должна быть включена. «Доступные смены» нужно включить на уровне всей компании. Пока функция выключена, этот пункт меню никто не увидит.
2. Настройка › Права
Задайте права для ролей. Для каждой роли выберите, что она может делать с доступными сменами: не видеть их совсем («Нет прав»), видеть и брать («Можно увидеть») или видеть, брать и добавлять («Можно изменить»).
3. Настройка › Права › Роли объектов
Дайте права для конкретного объекта. Назначьте роль объекта сотруднику или группе сотрудников на одном объекте, если права должны действовать только там.
📌 Памятка: если сотрудник должен видеть меню «Доступные смены», но не видит его, проверьте по порядку:
включена ли эта функция в компании;
какие права у его роли;
нужна ли ему роль объекта для конкретного места.